Angebote, Abschläge und Schlussrechnung als E-Rechnung

Wie entsteht ein Angebot?

Am Projekt, mit Positionen, Pauschalen, Abschnitten, Positions- und Gesamtrabatt und einem Freitext mit einfacher Formatierung. Pläne oder Bilder aus der Ablage hängen als „Anlage 1, 2, 3“ im selben PDF. Jede Änderung nach dem Versand ist eine neue Fassung. Drei Tage vor „gültig bis“ erinnert die Glocke ans Nachfassen; Absagen werden mit Grund erfasst und unter Berichte ausgewertet.

Wie laufen Abschläge?

Aus der Auftragsbestätigung entsteht der Auftrag mit seinem Zahlungsplan. Die Raten hängen an Meilensteinen im Bauzeitplan und sind ab „Erreicht am“ abrechenbar. Das Cockpit „Abschläge & Raten“ zeigt über alle Projekte, was abgerechnet werden kann. Fotos des Bautenstands lassen sich als Anlage beifügen.

Was macht die Schlussrechnung?

Sie zieht die gestellten Abschläge nach § 14 Abs. 5 UStG ab, berücksichtigt Nachträge und einen Sicherheitseinbehalt. Fehlt die Schlussabnahme, weist miki works darauf hin, sperrt aber nicht.

Ist das eine echte E-Rechnung?

Ja. Jede Rechnung wird einmal als E-Rechnung erzeugt, nach EN 16931, als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) oder als XRechnung (XML, auf Wunsch mit Leitweg-ID). Dieses Original wird mit Prüfsumme festgehalten; Ansicht, Versand und DATEV liefern nur dieses. Aufbewahrt werden Rechnungen acht, andere Belege sechs Jahre. Das Belegarchiv bietet Suche, CSV, ZIP der Originale und einen Export für die Betriebsprüfung.

Wie kommt das Geld an und zum Steuerberater?

Offene Posten zeigen jede Rechnung nach Fälligkeit. Eine Zahlung kann mehrere Rechnungen begleichen, mit Skonto oder Einbehalt. Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen sind je Betrieb einstellbar. Den Kontoauszug liest miki works als CAMT.053 oder CSV ein und schlägt Zuordnungen vor. An den Steuerberater geht ein DATEV-Export (XML-Schnittstelle online) mit dem Beleg als Bild.