Aufgaben an Subunternehmer per WhatsApp-Link, ohne App

Wie kommt die Aufgabe zur Firma?

An der Aufgabe wählst Du den Versand per WhatsApp. miki works baut die Nachricht mit dem Link, und Du schickst sie selbst über WhatsApp, am PC oder am Handy: an den Ansprechpartner, in die Projektgruppe oder in einen anderen Chat. Es gibt keine WhatsApp-Schnittstelle; Telefonnummern und Chats bleiben, wo sie sind.

Was sieht die Firma?

Eine schlanke Seite im Browser mit allem, was sie für die Arbeit braucht:

• Projekt und Baustellenadresse, Aufgabe und Beschreibung mit Hervorhebungen
• Fotos der Aufgabe, auch mit Markierungen
• Frist; Überfälliges steht rot
• Verlauf aus Rückfragen und Antworten des Büros
• Zwei Knöpfe: „Erledigt melden“ und „Rückfrage stellen“ mit bis zu 10 Fotos

Was passiert nach der Antwort?

Ersteller und Absender bekommen eine Benachrichtigung in der Glocke und auf Wunsch als Push aufs Handy. Der Status der Aufgabe ändert sich dadurch nicht von selbst: Das Büro prüft und entscheidet. In der Aufgabenliste gibt es dafür einen Filter und eine Spalte „WhatsApp-Status“, dazu eine Übersicht zum Nachfassen, wer noch nicht geantwortet hat.

Muss ich jede Aufgabe einzeln schicken?

Nein. Die Aufgabenliste je Firma ist ein Link für alle offenen Aufgaben dieser Firma über alle Projekte, auch Mängel und Restleistungen, je Projekt nach Fälligkeit sortiert. Die Firma antwortet je Aufgabe. Neue Aufgaben kommen nur dazu, wenn Du sie bewusst hinzufügst; miki works schlägt passende vor. Der Link gilt höchstens 60 Tage, mit „Verlängern“ und „Neuer Link“.

Für die Abstimmung am Projekt kann ein Einladungslink zur WhatsApp-Gruppe hinterlegt werden.

Und Firmen, die mehr brauchen?

Partnerfirmen können auch einen eigenen Zugang bekommen. Sie sehen dann nur die Projekte, denen ihre Firma zugeordnet ist, nur ihre eigenen Aufgaben und keinerlei Kundendaten. Nachweise wie Freistellungsbescheinigung oder Versicherung liegen mit Gültigkeit an der Firma; die Software erinnert, bevor sie ablaufen.