Der Zeitplan
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt zunächst. |
| 2025 und 2026 | Übergang: Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Rechnungen (z. B. PDF) bleiben erlaubt. |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen bei Leistungen an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Darunter gilt der Übergang noch ein Jahr. |
| 1.1.2028 | Pflicht für alle inländischen Unternehmen bei Leistungen an andere Unternehmen. |
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, die eine Software automatisch lesen kann. Zulässig sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (eine PDF mit eingebettetem XML). Ein PDF allein, auch per E-Mail verschickt, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Welche Ausnahmen gibt es?
Keine E-Rechnung ausstellen muss man unter anderem bei:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)
- Fahrausweisen (§ 34 UStDV)
- steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG – dazu gehört in der Regel der Verkauf von Wohnungen durch den Bauträger (§ 4 Nr. 9a)
- Kleinunternehmern nach § 19 UStG als Rechnungsaussteller (§ 34a UStDV); empfangen müssen sie trotzdem
Was heißt das für Abschlags- und Schlussrechnungen?
Abschlagsrechnungen sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Ab dem Zeitpunkt der Pflicht müssen deshalb auch sie als E-Rechnung kommen, ebenso die Schlussrechnung und Stornorechnungen. In der Schlussrechnung werden die gezahlten Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer abgezogen (§ 14 Abs. 5 UStG).
Für öffentliche Auftraggeber gilt die E-Rechnung schon länger, meist als XRechnung mit Leitweg-ID.
Für Leistungen aus 2026, deren Rechnung erst 2027 geschrieben wird, gilt die 800.000-€-Grenze nicht mehr. Dann ist grundsätzlich eine E-Rechnung nötig. Lieber 2026 abrechnen oder gleich umstellen.
Was ist für Bauunternehmen jetzt zu tun?
- Empfang sicherstellen: eigenes Postfach für Rechnungen, Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann
- Vorjahresumsatz prüfen: Liegt er über 800.000 €, ab 2027 E-Rechnungen ausstellen
- Rechnungsprogramm umstellen, auch für Abschläge, Nachträge und Schlussrechnung
- Mit dem Steuerberater klären, wie die Rechnungen in die Buchhaltung kommen (zum Beispiel DATEV)
Wie macht es miki works?
miki works stellt jede Rechnung als E-Rechnung aus, als ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931, auch Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen und auch an Privatkunden. Das Original wird einmal erzeugt und mit Prüfsumme festgehalten. Der DATEV-Export gibt die Rechnungen samt Belegbild an den Steuerberater weiter.
Quellen
- IHK Region Stuttgart: E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze
- ETL: Zeitplan der E-Rechnungspflicht
- Umsatzsteuergesetz § 14 (Ausstellung von Rechnungen)
- ZDH: Elektronische Rechnung im Handwerk
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 09.11.2026.